Una delle richieste più frequenti dei miei clienti quando costituisco una società è quella una volta costituita e messa in attività  la società, è quella di ottenere l’iscrizione al VIES (in Spagna chiamato ROI - Registro Operadores Intracomunitarios. Il VIES  (VAT information exchange system) è un registro al quale sono tenuti ad iscriversi tutte le società, le ditte individuali, i professionisti, i lavoratori autonomi che devono fare acquisti, vendite prestazioni di servizi in ambito comunitario. Tale iscrizione (obbligatoria) permette di emettere o ricevere fatture senza IVA. 

La funzione di questo registro è quella del tracciamento delle operazioni intracomunitarie al fine di contrastare le frodi IVA.

Ogni paese appartenente all’Unione Europea ha le sue regole per la concessione  della iscrizione a tale registro che posso differire molto ed in alcuni casi posso creano discriminazioni e veri problemi a chi deve lavorare.

Ad esempio, paesi come la Bulgaria, concedono l’iscrizione d’ufficio quando si apre la partita Iva, altri come Spagna, richiedono  determinati requisiti, anche piuttosto stringenti, per concedere l’iscrizione e poi, ancora peggio, paesi come il Portogallo concedono l’iscrizione d’ufficio all’apertura dell’attività, salvo poi revocarla mesi dopo se non si compiono i requisiti richiesti, lasciando nei guai l’impresa che di colpo non può più emettere fattura senza IVA.

Quali sono i requisiti per l’iscrizione, la procedura, le tempistiche  in Spagna.

Bisogna avvertire che mentre la maggior parte delle volte è capitato di di avere una ispezione, dover esibire documentazione attestante i rapporti commerciali con imprese estere (contratti, fatture,etc), qualche volta accade che l’iscrizione sia stata concessa senza formalità alcuna in pochi giorni. Dipende dalle mani dell’ispettore in cui si capita

La ratio è quella di contrastare le società “buca delle lettere” o “scatole vuote” ossia società domiciliate in uno studio in un centro d’affari, senza strutture proprie. 

Quindi sarà opportuno disporre di un ufficio, un negozio o anche un semplice posto di coworking ove si svolga l’attività. In secondo luogo è opportuno che qualcuno dentro questo ufficio ci lavori: nessun problema nelle società unipersonali ove è il socio amministratore che svolge tutte le attività o per lavoratori autonomi sopratutto se residenti in Spagna. Il problema può presentare se l’amministratore e/o i soci non sono residenti: è consigliabile procedere all’assunzione quanto meno part time di un dipendente. Diversamente pur disponendo di un ufficio, non lavorandoci nessuno, siamo sempre nella cosiddetta “scatola vuota”.

Alla richiesta di iscrizione si potrà ricevere da parte dell’Agenzia Tributaria una richiesta di documentazione comprovante le operazioni intracomunitari, ad esempio contratti con imprese europee o fatture anche proforma.

I tempi sono difficilmente prevedibili: in media un paio di mesi, a volte qualche giorno, a volte se la prima richiesta viene respinta sarà necessario ripresentarla e si arriverà ai sei mesi.

Ma l'iscrizione al VIES può anche essere revocata: basta non compiere operazioni intracomunitarie per più di un anno, oppure cambiare sede alla società ed è probabile che intervenga una ispezione per controlllare  che si compiano i requisiti richiesti.

 Attenzione poi, se vi offrono in acquisto una società con il VIES già abilitato: difficilmente sarà una società che non ha mai operato- se no non avrebbe il VIES-  e con un cambio di sede il rischio di revoca è alto (se non siè domiciliata presso una struttura adeguata).

Richiedete una consulenza, sarò in grado di aiutarvi per ottenere l'iscrizione al VIES e, nel caso, prospettarvi soluzioni alternative.

Ovviamente poi sono a disposizione per costituire la vostra società in Spagna.

Nomina del rappresentante del produttore.

Dal 1 gennaio 2023 è presente in Spagna una normativa sugli imballaggi dei beni che vengono prodotti e commercializzati nonchè importati (sia extra UE che acquisti intracomunitari) che  ha rilevanza anche per il produttore estero che non esporta direttamente il prodotto. 

Infatti si richiede che nomini un rappresentante che provvederà ad iscriverlo in un registro e tale rappresentante avrà poi l'onere di dover compilare una dichiarazione anuale riportante la quantità di imballagi entrati nel paese, con particolare riguardo a quelli realizzati con plastiche non riciclabili che sono oggetto di una tassa che riguarda oltre che i produttori spagnoli anche chi effettua acquisti intracomunitari ed importazioni.

La ratio della norma è sia tracciare tutti gli imballaggi non riciclabili che entrano nel paese, nonchè applicare un'imposta (0,45 € per kg di plastica non riciclabile).

Con la nomina di un rappresentante e l'iscrizione nel "Registro de Productores de Producto" verranno forniti codici che si richiede siano riportati sulle fatture delle merci dirette in Spagna.

Tutto ciò rappresenta un aggravio dal punto di vista della burocrazia, dovendo tra l'altro, per le imprese che vogliono distribuire i loro prodotti in territorio spagnolo, dotarsi di un NIF(codice fiscale spagnolo), un certificato digitale e compiere altre operazioni. Tutto ciò è abbastanza complicato (oltre a comportare una certa spesa dovendo produrre documenti con traduzione giurata). Questo vale sia per ditte individuali (che comunque subiscono una burocrazia inferiore che per le società)  sia per le società. Secondo interepretazioni del Ministero della Transizione Ecologica spagnolo l'iscrizione al Registro sarebbe obbligaoria in tutti casi anche per imprese estere (dissento fermamente da tale interpretazione). 

Lo studio presta il servizio di rappresentante  presso il "Registro Productores de Producto" realizzando le tutte le comunicazioni annuali  e fornendo tutte le consulenze necessarie ed è in grado di compiere tutte le pratiche necessarie per essere in regola.